Зміст у Word формується автоматично на основі стилів заголовків. Для цього потрібно правильно структурувати текст, задати відповідні стилі й скористатися вбудованим інструментом.
Які стилі потрібно застосувати для автоматичного змісту
Для коректного формування змісту програма використовує вбудовані стилі заголовків. Порядок дій завжди однаковий для Word на Windows, Mac чи в Office Online.
- Виділіть потрібний фрагмент тексту, який має бути заголовком розділу або підрозділу.
- У вкладці “Головна” знайдіть групу “Стилі”.
- Виберіть “Заголовок 1” для основних розділів, “Заголовок 2” для підрозділів, “Заголовок 3” — для дрібніших структур.
Використовуйте тільки стандартні стилі Word. Ручне форматування (жирний, шрифт, розмір) не працює для автоматичного змісту.
Якщо не вказати стилі “Заголовок 1”, “Заголовок 2” тощо, Word не зможе автоматично зібрати зміст.
Де саме розмістити зміст у документі
Зміст зазвичай розташовують на окремій сторінці після титульного аркуша або відразу на початку документа перед основним текстом. Для цього:
- Поставте курсор у потрібне місце.
- Якщо потрібно, вставте розрив сторінки (Ctrl + Enter).
Як додати зміст у Word стандартним способом
Після структурування тексту зі стилями можна швидко вставити зміст. Покроково це виглядає так:
- Перейдіть у вкладку “Посилання” (або “References” у англійській версії).
- Натисніть “Зміст” (“Table of Contents”).
- Виберіть один із запропонованих шаблонів — автоматичний або ручний зміст.
- Word миттєво згенерує зміст на основі стилів, які ви застосували до заголовків.
Відмінності між автоматичним і ручним змістом
Автоматичний зміст оновлюється сам після змін у документі. Ручний потребує ручного редагування — його не варто використовувати для великих текстів.
Як оновити зміст після змін у документі
Якщо ви додаєте нові розділи, змінюєте номери сторінок або редагуєте заголовки, зміст потрібно оновити.
- Клікніть на зміст — він виділиться сірим полем.
- Натисніть “Оновити таблицю” (“Update Table”).
- Виберіть “Оновити тільки номери сторінок” або “Оновити всю таблицю”, якщо змінювалися самі заголовки.
Рекомендується завжди оновлювати всю таблицю перед остаточним збереженням або друком документа.
Як змінити вигляд або стиль змісту
Word дозволяє налаштувати вигляд змісту під корпоративний стандарт або індивідуальні вимоги.
- Після вставлення змісту натисніть “Зміст” на панелі “Посилання” і виберіть “Вставити зміст…” (“Custom Table of Contents”).
- У діалоговому вікні можна:
- Вибрати кількість рівнів заголовків (наприклад, лише “Заголовок 1” і “Заголовок 2”).
- Змінити стиль лінійки (крапки, риски, або взагалі вимкнути).
- Змінити форматування шрифту, відступи, міжрядковий інтервал.
Для складних налаштувань скористайтеся кнопкою “Змінити…” у цьому ж вікні — тут задаються окремі стилі для кожного рівня змісту.
Як видалити зміст без впливу на сам текст
Видалити зміст можна одним кліком, не зачіпаючи основний текст документа:
- Натисніть на зміст.
- На панелі, що з’явилась, оберіть “Видалити зміст”.
Видалення змісту не впливає на форматування чи структуру документа — заголовки й текст залишаються без змін.
Які типові проблеми виникають зі змістом у Word
Навіть при чіткому дотриманні інструкцій трапляються типові труднощі. Ось короткий список найбільш поширених ситуацій і рішення для них:
- Зміст не відображає всі розділи — перевірте, чи до всіх заголовків застосовано стандартні стилі (“Заголовок 1”, “Заголовок 2” тощо).
- Зміст не оновлюється після змін — обов’язково використовуйте функцію “Оновити таблицю”, а не редагуйте вручну.
- Зміст неправильно розбиває рівні — перевірте, чи не змішані стилі заголовків у різних розділах.
- Помилкові номери сторінок — переконайтеся, що всі розриви сторінок і розділів налаштовані правильно.
Як зробити зміст клікабельним для швидкої навігації
Word автоматично створює зміст із гіперпосиланнями — у PDF та самому документі можна перейти до потрібного розділу, просто натиснувши на його назву у змісті.
- У Word наведіть курсор на пункт змісту, натисніть Ctrl + клік — ви перейдете до відповідного розділу.
- У PDF-файлі, збереженому з Word, клікабельність зберігається (за умови використання стандартного збереження в PDF через “Файл” — “Зберегти як” або “Експорт”).
Якщо зберігати документ у PDF через сторонні конвертери, гіперпосилання в змісті можуть не працювати.
Як налаштувати нумерацію сторінок у змісті
Щоб у змісті відображалася правильна нумерація, спочатку впевніться, що всі сторінки документа пронумеровані:
- У вкладці “Вставлення” оберіть “Номер сторінки”.
- Вставте номер у потрібному місці (нижній або верхній колонтитул).
- Якщо потрібно, налаштуйте різні колонтитули для різних розділів.
Якщо зміст має розпочинатися з конкретної сторінки, використовуйте розрив розділу й вкажіть, з якої сторінки починати нумерацію.
Як змінити текст або структуру змісту вручну
Зміст у Word не рекомендується редагувати безпосередньо, оскільки після оновлення всі зміни зникнуть. Змініть самі заголовки або їх структуру в тексті, а потім оновіть зміст.
- Для зміни назви розділу — відредагуйте відповідний заголовок у тексті.
- Якщо потрібно приховати певний розділ у змісті — не використовуйте для нього стиль “Заголовок 1/2/3” або створіть власний стиль.
Редагування тексту змісту напряму має сенс тільки для ручного (нестандартного) змісту, але такий варіант майже не застосовується для сучасного форматування.
Як додати власні стилі заголовків у зміст
Якщо потрібно, щоб у змісті відображалися не лише стандартні “Заголовок 1/2/3”, можна включити додаткові стилі:
- У діалоговому вікні “Вставити зміст…” натисніть кнопку “Параметри”.
- У полі “Стиль” вкажіть номер рівня для свого кастомного стилю (наприклад, “Мій стиль 1” — рівень 2).
- Після підтвердження стиль відобразиться у змісті на відповідному рівні.
Це корисно для специфічної структури документів або корпоративних стандартів.
Як приховати нумерацію сторінок у змісті
Іноді потрібно створити зміст без номерів сторінок — наприклад, для коротких презентацій чи буклетів.
- При вставленні змісту оберіть “Вставити зміст…”.
- Зніміть прапорець “Показати номери сторінок”.
- Підтвердьте вибір — зміст оновиться без нумерації.
Цей варіант зручний для документів із гіперпосиланнями, де основна навігація — через кліки.
Як експортувати зміст у PDF без втрати форматування
Щоб зберегти зміст із усіма гіперпосиланнями та форматуванням у PDF:
- Перейдіть у “Файл” — “Зберегти як”.
- Оберіть формат PDF.
- Перевірте, що стоїть прапорець “Зберегти структуру документа (закладки)” (у деяких версіях Word — “Опублікувати як PDF із закладками”).
- Збережіть файл.
У такому разі всі пункти змісту залишаться клікабельними в PDF.
У PDF-редакторах, які не підтримують закладки, зміст може відображатися лише як текст без функції навігації.
Як швидко перемістити зміст або змінити його місце
Якщо потрібно перенести зміст на іншу сторінку, дійте так:
- Виділіть зміст як об’єкт.
- Виріжте (Ctrl + X) і вставте (Ctrl + V) у потрібному місці.
- Перевірте, чи немає зайвих розривів сторінок до чи після змісту.
Як налаштувати рівні відображення у змісті
Щоб у змісті відображалися лише певні рівні заголовків, скористайтесь додатковими параметрами:
- Виберіть “Вставити зміст…” у меню “Посилання”.
- У полі “Показати рівнів” задайте потрібну кількість (наприклад, 2 — для “Заголовок 1” і “Заголовок 2”).
- Підтвердьте зміни — зміст автоматично оновиться з урахуванням нових налаштувань.
Цей спосіб дозволяє уникнути захаращення змісту дрібними підпунктами.
Як зробити зміст для кількох окремих розділів
У складних документах іноді виникає потреба створити окремий зміст для певного розділу чи додатку.
- Виділіть текст потрібного розділу.
- Перейдіть до вкладки “Посилання”, натисніть “Зміст”, оберіть “Вставити зміст…”.
- У діалоговому вікні натисніть “Параметри” і оберіть стиль, який використовуєте для заголовків у цьому розділі.
- Вкажіть, для яких рівнів змісту формувати перелік.
У результаті можна отримати зміст лише для частини документа, наприклад, для окремого додатка або великого розділу.
Як уникати дублювання змісту при кількох вставках
Якщо документ містить декілька змістів (наприклад, основний та для додатків), важливо, щоб автоматичне оновлення не призводило до дублювання пунктів.
- Для кожного змісту встановіть різні рівні заголовків або власні стилі.
- У параметрах вставлення змісту вкажіть, які саме стилі враховувати.
- Не використовуйте однакову структуру стилів для різних частин документа, якщо не хочете бачити ті самі пункти у різних змістах.
Як зберегти власний шаблон змісту для майбутніх документів
Щоб не налаштовувати форматування змісту щоразу заново, можна зберегти власний шаблон:
- Налаштуйте зміст і стилі так, як потрібно.
- Виділіть зміст, відкрийте меню “Стилі” та натисніть “Створити стиль” або “Зберегти як новий стиль”.
- Дайте назву шаблону й збережіть документ як шаблон Word (*.dotx).
У майбутньому достатньо створити новий документ із цього шаблону, і всі налаштування змісту збережуться.
