Як отримати довідку про доходи з податкової — просто, швидко й без зайвих нервів

Оформлення довідки про доходи з податкової — завдання, з яким стикається кожен другий українець: при оформленні кредиту, оформленні субсидії, підтвердженні доходів для візи чи для державних органів. Процедура отримання сертифіката значно спростилася за останні роки: довідку можна замовити як у паперовому, так і в електронному вигляді, не виходячи з дому. Але нюансів і підводних каменів залишається чимало — від правильного заповнення заяви до вибору потрібного способу подачі, термінів та особливостей для різних категорій громадян.

Довідка про доходи — що це і коли вона потрібна

Довідка про доходи — це офіційний документ, який видає Державна податкова служба України (ДПС) або її територіальні органи. У ній міститься інформація про ваші офіційні доходи за певний період, отримані з різних джерел, а також дані про сплату податків. Зміст довідки залежить від обраного періоду та мети її використання: для банків, соціальних служб, консульств чи роботодавців.

• Відомості про всі доходи, задекларовані у ДПС за обраний період.
• Дані про податки, сплачені за цей період (ПДФО, військовий збір тощо).
• Форма довідки — стандартна, затверджена центральним органом виконавчої влади.
• Видається на підставі податкової інформації за запитом фізичної особи, ФОП чи юридичної особи.

У більшості випадків потрібна довідка за останні 6 або 12 місяців, але можна вказати будь-який період, якщо це обґрунтовано.

Хто може отримати довідку і які документи потрібні

Довідку може отримати будь-який громадянин України, іноземець із посвідкою на проживання, фізична особа-підприємець (ФОП) або представник юридичної особи. Для цього необхідно підготувати мінімальний пакет документів:

• Паспорт громадянина України (або ID-картка).
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП, раніше — ІПН).
• Заява (у письмовій або електронній формі).
• Довіреність (якщо за довіреністю діє представник).

Для ФОП або юридичних осіб може знадобитися довідка з ЄДРПОУ, виписка з реєстру, статутні документи — залежно від способу подачі запиту.

Де і як подати запит — усі способи отримання довідки

Оформити довідку про доходи можна кількома шляхами: особисто в податковій, через електронний кабінет платника податків, у застосунку “Дія” або через уповноваженого представника. Кожен спосіб має свої нюанси й переваги.

Особисто у територіальному органі ДПС

Найстаріший і досі популярний шлях — відвідати податкову за місцем реєстрації (для фізичних осіб) або обліку (для ФОП і юросіб). З собою потрібно мати паспорт, ІПН і (за потреби) довіреність. На місці слід написати заяву встановленого зразка, вказати період і ціль отримання довідки.

• Перевага — можливість отримати довідку “на руки” і відразу уточнити всі питання у фахівця.
• Недолік — черги, прив’язка до графіку роботи податкової, витрати часу на дорогу.

Через електронний кабінет платника податків

Сучасний і найзручніший спосіб — подати запит онлайн. Для цього знадобиться електронний підпис (КЕП), який можна отримати безкоштовно в багатьох банках або акредитованих центрах сертифікації ключів.

• Авторизуйтеся на сайті ДПС через електронний кабінет.
• Обирайте розділ “Заяви, запити для отримання інформації”.
• Створіть новий документ “Запит про отримання довідки про доходи”.
• Заповніть всі поля: ПІБ, ІПН, період, мету отримання, спосіб отримання (електронно, поштою чи особисто).
• Підпишіть заяву КЕП і надішліть до ДПС.

Електронна довідка має таку ж юридичну силу, як і паперова, й містить QR-код для перевірки справжності.

У застосунку “Дія”

Отримати довідку про доходи через “Дію” — це нова опція, яка швидко набирає популярності. Для цього потрібна авторизація в додатку або на порталі “Дія”, а також електронний підпис (BankID чи КЕП).

• Увійдіть у “Дію”, виберіть послугу “Довідка про доходи”.
• Вкажіть період, для якого потрібна довідка, і мету отримання.
• Підпишіть запит електронним підписом.
• Очікуйте на готову довідку у своєму кабінеті — зазвичай це займає 1–2 робочих дні.

Довідка, видана через “Дію”, автоматично підписується КЕП ДПС і містить посилання для перевірки.

Через представника або довірену особу

Якщо ви не можете подати заяву особисто, дозволяється діяти через уповноваженого представника. Для цього потрібно оформити нотаріально завірену довіреність із чітким формулюванням права на отримання довідки про доходи.

• Представник подає заяву особисто або онлайн, додаючи копію довіреності.
• Довідка видається за аналогічною процедурою, як і для самого платника.

Усі дії представника фіксуються у базах ДПС, а довідка вважається офіційною лише у разі правильного оформлення довіреності.

Які дані вказувати у заяві — детальний розбір

Щоб уникнути відмови або затримки з видачею довідки, важливо правильно оформити заяву. Ось основні поля, які обов’язково вказуються у бланку (паперовому чи електронному):

• Повне ім’я, по батькові (для ФОП — назву підприємства).
• ІПН (РНОКПП), для юросіб — ЄДРПОУ.
• Адреса реєстрації або місцезнаходження підприємства.
• Період, за який необхідна довідка (наприклад, з 01.01.2023 по 31.12.2023).
• Мета отримання (для банку, для субсидії, для посольства тощо).
• Контактні дані для зворотного зв’язку.

Додатково можна вказати спосіб отримання: електронною поштою, особисто у податковій або у застосунку “Дія”.

Терміни, вартість та особливості отримання довідки

Видача довідки про доходи — безкоштовна державна послуга, а терміни залежать від способу подачі заяви:

• Особисто у податковій — зазвичай 5 робочих днів.
• Через електронний кабінет, “Дію” — від 1 до 3 робочих днів (часто вже наступного дня).
• Через представника — за стандартними строками, але іноді з додатковою перевіркою.

Термін може збільшитися, якщо виявлені розбіжності у даних або потрібна додаткова перевірка — тоді вас повідомлять окремо.

Причини відмови у видачі довідки і як їх уникнути

Відмова у видачі довідки — рідкість, але вона можлива у таких випадках:

• Неправильно заповнені або неповні дані у заяві.
• Відсутність права у представника (немає довіреності або невірно оформлена).
• Відсутність інформації про доходи за обраний період у базах ДПС (для нових платників або іноземців).
• Наявність податкової заборгованості, яку не закрито своєчасно (відмова не завжди, але може впли

  ти на виготовлення довідки).

Якщо у заяві допущено помилку, вас повідомлять про це через електронний кабінет або контактні дані. Після виправлення помилок можна повторно подати запит без додаткових ускладнень.

Важливі нюанси для ФОП, найманих працівників і пенсіонерів

Для різних категорій отримувачів довідки існують специфічні особливості, які впливають на зміст та процедуру отримання документа.

Фізичні особи-підприємці (ФОП)

У довідці для ФОП відображаються суми, зазначені у поданих деклараціях, а також сплачені податки. Особливо важливо враховувати, що:

• Дані з’являються у базі ДПС лише після подачі звітності та її обробки.
• Якщо декларації не подані або містять помилки, довідка може бути неповною або не видана зовсім.
• У довідці для банку або консульства зазвичай вимагають показати сукупний дохід за останній рік чи пів року, тому слід подавати запит із запасом часу.

Якщо ФОП припинив діяльність, інформація про доходи зберігається у базі ще щонайменше три роки — це важливо для оформлення кредитів чи віз.

Наймані працівники

Для найманих працівників податкова відображає дані, які роботодавці подають у формі 1ДФ (звіт про доходи фізичних осіб). Якщо роботодавець порушує строки подачі звітності або подає її з помилками, у довідці можуть бути відсутні окремі доходи.

• У разі виявлення розбіжностей доцільно звернутися до бухгалтера роботодавця для уточнення податкової звітності.
• Довідка для субсидії чи соціальних служб часто вимагає зазначення лише офіційно задекларованого доходу.

Якщо у довідці вказано не всі доходи, слід вимагати коригування у роботодавця або подати додаткові пояснення у податкову.

Пенсіонери та особи, що отримують виплати від держави

Пенсії та соціальні виплати також відображаються у довідці, якщо вони оподатковуються або надаються через державні органи. Наприклад, судові рішення про аліменти чи державну допомогу можуть бути вказані у довідці, якщо вони задекларовані у відповідній формі.

• Деякі органи можуть вимагати окрему довідку з Пенсійного фонду або соціального захисту.
• У податковій довідці про доходи буде лише та частина пенсії чи допомоги, яка проходить через ДПС.

Для підтвердження повного доходу пенсіонеру інколи потрібно брати кілька документів: з податкової, Пенсійного фонду та соціального захисту.

Довідка про доходи та електронний документообіг — як перевірити справжність

З розвитком цифрових сервісів значна частина довідок видається у електронному вигляді. Для приймаючих організацій та отримувачів важливо вміти перевірити справжність такого документа.

• Кожна довідка, оформлена через електронний кабінет чи “Дію”, містить унікальний QR-код або ідентифікатор.
• Для перевірки потрібно відсканувати QR-код або ввести номер довідки на офіційному сайті ДПС у розділі “Перевірка документів”.
• Електронна довідка підписується КЕП ДПС — це гарантія юридичної сили та захисту від підробок.

Для банків, консульств, соціальних служб електронна довідка часто є пріоритетною — її можна подати в оригіналі (PDF) або роздрукувати з QR-кодом.

Часті питання і нестандартні ситуації

У процесі отримання довідки про доходи виникає чимало нюансів, які не завжди прописані у стандартних інструкціях. Ось відповіді на найпоширеніші запитання:

• Чи може отримати довідку особа, яка змінила прізвище?
  Так, але потрібно додати копію документа про зміну прізвища (свідоцтва про шлюб, рішення суду тощо).
• Що робити, якщо у довідці вказані не всі доходи?
  Слід перевірити податкову звітність у роботодавця або подати уточнюючу декларацію — після оновлення даних можна повторно замовити довідку.
• Чи можна отримати довідку іноземцю?
  Так, за наявності посвідки на постійне або тимчасове проживання та ІПН.
• Який максимальний період можна вказати у заяві?
  Зазвичай — до трьох років, однак за окремим запитом можна отримати дані за більший період (наприклад, для суду).
• Чи визнають електронну довідку за кордоном?
  Для більшості посольств і банків достатньо електронного документа з КЕП та QR-кодом. Однак у деяких випадках потрібне апостилювання чи нотаріальне засвідчення перекладу.

Якщо плануєте подавати довідку за кордон, уточнюйте вимоги приймаючої сторони заздалегідь — іноді варто замовити довідку заздалегідь і підготувати переклад.

Як діяти у разі затримки або втрати довідки

Іноді трапляється затримка з виготовленням довідки або її втрата на шляху до замовника. У такій ситуації алгоритм дій простий:

• Перевірте статус у електронному кабінеті чи “Дії” — можливо, довідка вже доступна для завантаження.
• Зверніться до контакт-центру ДПС або безпосередньо у відділення, де подавали заяву.
• При втраті паперової довідки — замовте дублікат за спрощеною процедурою (особисто чи онлайн).

Електронна довідка не потребує дубліката — її можна завантажувати необмежену кількість разів через особистий кабінет.

Поради для тих, хто хоче отримати довідку максимально швидко

Щоб уникнути зайвих затримок та непорозумінь, дотримуйтесь кількох простих порад:

• Завчасно перевіряйте правильність даних у податковій звітності (особливо для ФОП і найманих працівників).
• Використовуйте електронний кабінет або “Дію” — це найшвидший і найзручніший спосіб.
• Формулюйте мету отримання чітко — це спростить процедуру та зменшить ризик додаткових запитів від ДПС.
• Підготуйте копії всіх необхідних документів (паспорт, ІПН, довіреність — за потреби) заздалегідь.

Якщо довідка потрібна для декількох органів, замовляйте одразу кілька екземплярів — це цілком законно і не потребує додаткових оплат.

• Пам’ятайте про терміни дії довідки — зазвичай документ вважається дійсним 30 днів від дати видачі, але для деяких організацій або закордонних установ цей термін може бути коротшим.
• Зберігайте електронну довідку у кількох місцях — на комп’ютері, у хмарному сховищі та на флешці, щоб уникнути випадкової втрати.

Якщо плануєте звертатися до кількох державних органів, уточніть, чи приймають вони електронні довідки або потрібен саме паперовий варіант.

Особливості отримання довідки для різних цілей

Часто форма та зміст довідки про доходи залежать від того, куди ви її подаєте. Банки, консульства, соціальні служби та страхові компанії можуть мати свої вимоги щодо періоду, детальності інформації та способу оформлення.

Для банків та кредитних організацій

Банки зазвичай вимагають довідку за останні 6 або 12 місяців із детальним розшифруванням джерел доходу. Деякі кредитні організації акцентують на офіційних доходах, тому в довідці можуть бути відображені лише ті кошти, які оподатковувалися.

• Перед подачею заявки на кредит уточніть у банку, чи приймається електронна довідка та чи потрібен апостиль або нотаріальний переклад для міжнародних операцій.
• Іноді банк може запросити додаткову довідку від роботодавця, якщо даних із податкової недостатньо.

Більшість великих банків України інтегровані з ДПС і автоматично перевіряють достовірність електронних довідок через QR-код.

Для оформлення субсидій, соціальних виплат і пільг

Соціальні служби та органи місцевого самоврядування приймають довідки про доходи для призначення субсидій, компенсацій, допомоги малозабезпеченим родинам. Вимоги до форми і змісту документа, як правило, стандартні.

• Зазвичай потрібна довідка за останні 6 місяців із зазначенням усіх офіційних доходів.
• Додатково може знадобитися довідка з Пенсійного фонду, якщо одержувач — пенсіонер.
• Для сімей із дітьми — іноді потрібна довідка про доходи другого з батьків або аліменти.

Соціальні служби часто приймають лише паперові довідки з мокрою печаткою, але все більше переходять на електронний документообіг.

Для оформлення віз і виїзду за кордон

Посольства та консульства різних країн вимагають довідку про доходи для підтвердження фінансової спроможності заявника. Вимоги можуть значно відрізнятися залежно від країни призначення.

• Оригінал довідки з підписом та печаткою або електронний документ із КЕП і QR-кодом.
• Переклад довідки на мову країни призначення, зазвичай із нотаріальним засвідченням.
• У ряді випадків потрібно додати банківські виписки, довідки про володіння майном або інші підтверджувальні документи.

Для Шенгенської візи довідка про доходи має бути видана не раніше ніж за 30 днів до дати подачі документів до посольства.

Для судових органів та державних закупівель

У судових справах (наприклад, при розподілі майна або встановленні аліментів) довідка про доходи надається за вимогою суду. Часто вимагають деталізовану інформацію за тривалий період (до 3–5 років).

• Подається оригінал із підписом і печаткою або електронна довідка з перевіркою на сайті ДПС.
• Може знадобитися додатковий запит до податкової щодо підтвердження відсутності доходів чи сплати податків.

Для участі у державних закупівлях (тендерах) юридичним особам і ФОП також можуть знадобитися довідки про доходи для підтвердження фінансової стабільності.

Які помилки найчастіше допускають під час отримання довідки

Попри простоту процедури, багато заявників стикаються з типовими помилками, які призводять до затримок або відмови у видачі документа:

• Невірно вказаний період — наприклад, перекриття звітних періодів або запит на майбутню дату.
• Відсутність або помилкове зазначення мети отримання довідки.
• Неактуальні паспортні чи податкові дані в заяві.
• Неправильно оформлена довіреність для представника.
• Неповна інформація про доходи через несвоєчасну подачу декларацій або звітності.

Перед подачею заяви рекомендується уважно перевірити всі поля та, за потреби, проконсультуватися з фахівцем ДПС або бухгалтером.

Питання безпеки — як захистити свої персональні дані

Довідка про доходи містить чутливу інформацію, тому важливо дотримуватись правил безпеки при її замовленні та передачі стороннім особам чи організаціям.

• Передавайте довідку лише тим організаціям, яким вона дійсно потрібна для виконання їхніх функцій.
• Не надсилайте фото чи скан-копії документа через незахищені канали зв’язку (месенджери, соціальні мережі).
• Зберігайте електронні довідки у надійних місцях із паролем або двофакторною аутентифікацією.
• У разі втрати або підозри на несанкціонований доступ одразу звертайтеся до ДПС для блокування документа та отримання нового.

Довідка про доходи не дає змоги отримати кредит чи соціальну допомогу без вашої присутності, але може стати інструментом шахрайства при використанні третіми особами.

Що робити, якщо у довідці з’явилися помилки або неактуальні дані

Виявлення помилок у довідці — не рідкість, особливо якщо роботодавець або самозайнята особа подала не всі звіти або зробила це з помилками. Алгоритм дій у такому випадку:

• Зверніться до бухгалтера або особи, яка відповідальна за податкову звітність, з проханням перевірити правильність поданих даних у ДПС.
• За потреби — подайте уточнюючу декларацію або виправте звітність у податковій.
• Після оновлення інформації замовте довідку повторно, перевіривши її зміст перед передачею замовнику.

Якщо помилки виникли з вини податкової, звертайтеся із письмовою заявою до місцевого органу ДПС для внесення коригувань у базу даних.

• Якщо ви отримали відмову у внесенні змін або стикаєтеся з бюрократичною тяганиною, подавайте письмову скаргу до центрального офісу ДПС або звертайтеся до Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП).

Всі зміни вносяться до бази даних ДПС лише після офіційного підтвердження — не чекайте миттєвого оновлення інформації у довідці.

Як отримати довідку про доходи для дитини чи недієздатної особи

У деяких життєвих ситуаціях довідка потрібна для оформлення допомоги на дитину, аліментів чи соціальних виплат на недієздатних осіб. Процедура отримання має свої особливості:

• Заяву подає законний представник (один з батьків, опікун, піклувальник) на підставі документа, що підтверджує повноваження (свідоцтво про народження дитини, рішення суду тощо).
• Необхідно додати копії документів, що підтверджують особу дитини або недієздатної особи та особу представника.
• Для аліментних спорів або оформлення допомоги можуть вимагати довідку про доходи обох батьків.

ДПС перевіряє повноваження представника та надає довідку у стандартні строки — зазвичай протягом 5 робочих днів.

Як замовити довідку через Центр надання адміністративних послуг (ЦНАП)

Багато міст та ОТГ інтегрували послугу замовлення довідки про доходи до локальних ЦНАП, що дозволяє отримати документ без додаткових візитів до податкової.

• Потрібно звернутися до найближчого ЦНАП із паспортом та ІПН (або іншими документами, якщо діє представник).
• Оператор заповнює заявку онлайн, передає її до ДПС, а після обробки повідомляє про готовність документу.
• Довідку можна отримати у паперовому вигляді або, за бажанням, на електронну пошту.

У великих містах термін отримання довідки через ЦНАП часто не перевищує 3 робочих дні, особливо якщо ви обираєте електронний документ.

Ситуації, коли потрібна повторна довідка або дублікат

Іноді виникає потреба у повторному отриманні довідки про доходи: наприклад, якщо втрачено оригінал, змінилися дані чи змінилася мета використання.

• Замовити дублікат можна через той самий канал, яким було отримано першу довідку (електронний кабінет, “Дія”, ЦНАП тощо).
• У заяві вкажіть, що потрібен дублікат або нова довідка з оновленими даними. Додаткових оплат не потрібно.
• У разі зміни даних (наприклад, прізвища чи місця проживання) додайте підтверджувальні документи (свідоцтво, довідку з міграційної служби тощо).

Дублікат електронної довідки можна сформувати самостійно у кабінеті платника податків або повторно завантажити документ із КЕП.

Особливі випадки — довідка про доходи для резидентів інших країн чи подвійного громадянства

Якщо ви є резидентом іншої країни або маєте подвійне громадянство, процедура отримання довідки трохи складніша:

• Потрібно надати документи, які підтверджують податковий статус в Україні (ІПН, посвідку на проживання, підтвердження реєстрації місця проживання).
• У заяві обов’язково вкажіть мету отримання довідки та країну подання (для уникнення податкових непорозумінь).
• У ряді випадків для підтвердження доходів за кордоном потрібен переклад довідки, нотаріальне засвідчення та апостиль.

ДПС має право запитати додаткові документи для перевірки статусу і підтвердження джерела доходів.

Як діяти у разі відмови у видачі довідки

Відмова у видачі довідки — рідкісна, але можлива ситуація. Основні причини та алгоритм дій:

• Перевірте причину відмови — її мають вказати письмово або у вашому електронному кабінеті.
• Виправте помилки у поданих документах, даних або довіреностях і подайте заяву повторно.
• Якщо відмова не обґрунтована або має формальний характер — звертайтеся зі скаргою до керівництва ДПС або через ЦНАП.
• У складних випадках (наприклад, при блокуванні ІПН, підозрі на шахрайство) варто проконсультуватися з юристом або податковим консультантом.

Усі дії щодо відмови або розгляду скарг фіксуються у базі ДПС — це захищає ваші права і гарантує прозорість процедури.

Рекомендації для юридичних осіб та бухгалтерів

Юридичні особи та бухгалтери часто замовляють довідки про доходи для своїх співробітників, учасників тендерів чи у межах перевірок контролюючих органів:

• Завчасно перевіряйте актуальність даних у бухгалтерському обліку і своєчасно подавайте всі необхідні звіти до ДПС.
• Використовуйте електронні канали подачі заяв — це дозволяє швидко отримати документ і уникнути втрати паперів.
• Зберігайте копії всіх поданих заяв та виданих довідок — вони можуть знадобитися під час аудиту чи перевірок.
• У разі змін у складі засновників, директора чи місця реєстрації, одразу оновлюйте дані у ДПС та інших державних реєстрах.

Для юридичних осіб, що беруть участь у тендерах, довідка про доходи може бути частиною обов’язкового пакету документів для підтвердження фінансової надійності.

Важливі оновлення у процедурі отримання довідки

З розвитком цифрових сервісів ДПС постійно вдосконалює механізми замовлення та видачі довідок про доходи:

• З’явилась можливість отримання довідок у реальному часі через “Дію” та електронний кабінет платника податків.
• Розширено перелік послуг у ЦНАП, де можна замовити та отримати документ безпосередньо на місці.
• Впроваджено механізм автоматичної перевірки справжності довідки через QR-код або унікальний ідентифікатор.
• Посилено захист персональних даних та контроль за використанням довідок сторонніми особами.

Слідкуйте за оновленнями на офіційних ресурсах ДПС, щоб завжди бути в курсі нових можливостей та уникнути застарілих процедур.

Висновок

Отримання довідки про доходи з податкової давно перестало бути складним і бюрократичним процесом. Завдяки електронним сервісам, “Дії”, ЦНАП та сучасному електронному документообігу, кожен громадянин, підприємець чи юридична особа може отримати потрібний документ швидко, безпечно й без зайвих витрат часу. Ключ до успіху — уважність до деталей, своєчасна звітність та правильний вибір способу подачі заяви. Дотримуйтесь простих рекомендацій, і процес отримання довідки про доходи стане для вас максимально комфортним і передбачуваним.